MAKALAH
ADMINISTRASI PRAKTIS MENINGKATKAN
EFISIENSI KERJA
Disusun untuk memenuhi tugas mandiri
dalam pelatihan Jaringan Pendidikan Nasional (Jardiknas)
ICT Center SMK Negeri Lubuk Sikaping
Disusun oleh:
Nama : Desy Noviar, A. Md
Sekolah : SD Negeri 05 Pauh Lubuk Sikaping
SD NEGERI 05 PAUH LUBUK SIKAPING
Jalan Jendral Sudirman No. 37, (0753) 321310
Lubuk Sikaping
2007
BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Dalam proses pembangunan nasional yang sedang dilancarkan sekarang ini, tidak hanya perlu modal, teknologi, dan keahlian di bidang sosial dan ekonomi yang memadai, tetapi perlu ditunjang dengan kemampuan administrasi oleh para pelaksananya. Demikian pula dengan lembaga sekolah tidak terlepas dari kegiatan administrasi yang semuanya harus dilakukan oleh para pelaksana di sekolah. Permasalahan yang dihadapi saat ini yaitu kurang lancar atau praktisnya pelaksanaan kegiatan administrasi yang disebabkan kurangnya kualitas sumber daya manusia, sehingga pihak-pihak yang membutuhkan informasi administrasi secara efektif tidak dapat dilayani dengan prima.
Administrasi di sekolah mencakup 9 komponen, antara lain:
a. Kurikulum dan Pembelajaran
b. Administrasi dan Manajemen
c. Organisasi dan Kelembagaan
d. Sarana dan Prasarana
e. Ketenagaan
f. Pembiayaan dan Pendanaan
g. Peserta Didik
h. Peran Serta Masyarakat
si. Lingkungan dan Budaya Program Keahlian
Demikian banyak masalah administrasi yang harus dikelola secara tertib, lancar dan praktis, sehingga dalam hal ini penulis membatasi permasalahan hanya pada masalah “Administrasi dan Ketenagaan” Khususnya administrasi kepegawaian. Berdasarkan masalah tersebut di atas maka penulis mengambil judul makalah :“ADMINISTRASI PRAKTIS MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA”
2. Maksud dan Tujuan
Maksud penyusunan makalah ini yaitu agar penulis dapat menerapkan ilmu pengetahuannya dalam kehidupan sehari-hari sehingga sebagai tenaga tata usaha di sekolah penulis mampu bekerja secara praktis dan efisien dalam bidang administrasi.
Tujuan penyusunan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas mandiri atau tugas portofolio dari Jaringan Pendidikan Nasional (Jardiknas) ICT Center SMKN Lubuk Sikaping dalam rangka meningkatkan kinerja tenaga ketatausahaan di sekolah seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini.
Dengan adanya pelatihan Jardiknas untuk tenaga Tata Usaha ini maka salah satu masalah kurang berkualitasnya sumber daya manusia khususnya tenaga tata usaha dapat sedikit teratasi walaupun pada kenyataannya masih terdapat banyak kekurangan.
3. Sistematika Pembahasan
Dalam penyusunan makalah ini, penulis membagi lima bab, sebagai berikut:
JUDUL
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini terdiri dari Latar Belakang, Maksud dan Tujuan, dan Sistematika Pembahasan.
BAB II : KAJIAN TEORI
Bab ini membahas mengenai pengertian administrasi, dan pengertian lain menurut beberapa ahli yang berhubungan dengan permasalahan yang akan penulis bahas. Pengertian-pengertian tersebut penulis kutip dari beberapa buku sumber sehingga ada kesesuaian antara teori-teori yang terdapat dalam buku sumber dengan kenyataan yang ditemukan di sekolah atau dunia kerja.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini membahas permasalahan yang penulis temukan secara padat dan jelas sehingga dapat diketahui bagaimana cara mengatasi masalah yang dihadapi tersebut.
BAB IV : PENUTUP
Bab ini memberikan gambaran secara keseluruhan mulai dari bab satu sampai bab tiga.
BAB V : DAFTAR PUSTAKA
Bab ini memberikan simpulan dari permasalahan yang telah dibahas pada bab tiga.
BAB II
KAJIAN TEORI
Pada kajian teori ini, penulis mengemukakan beberapa pengertian dan pendapat dari beberapa ahli baik dari dalam maupun dari luar negeri. Hal ini penting karena untuk mendukung pembahasan pada bab III, sehingga akan tercapai suatu keselarasan atau kesesuaian antara teori dengan kenyataan yang terjadi di lingkungan tempat kerja dalam hal ini yaitu sekolah.
1. Pengertian Administrasi
Sebelum membicarakan arti manajemen, akan dibicarakan terlebih dahulu arti administrasi, sebab kata administrasi dan manajemen mempunyai pengertian yang saling terkait mengait satu sama lain. Jelasnya mempelajari ilmu manajemen berarti mempelajari ilmu administrasi, demikian pula mempelajari ilmu administrasi saling terkait pula untuk mempelajari ilmu manajemen. Menurut Soewarno Handayaningrat dalan bukunya “ Pengantar Studi Ilmu administrasi dan Manajemen” sebagai berikut:
“Administrasi dalam arti sempit, yaitu dari kata Administratie (Bahasa Belanda), yang meliputi kegiatan: catatmencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan
(Clerical Work)” ( 8 : 2 )
Menurut Leonard D. White, dalam bukunya “Introduction to the study of Publik Administration” :
“Administration is a process common to all group effort, public or private, civil or military, large scale or small ….etc.” (Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau kecil ….dan sebagainya. ( 3 : 2 )
Menurut H.A. Simon dan kawan-kawan, dalam bukunya “Public Administration” :
“Administration as the activities of groups cooperating to accomlish common goals” (Administrasi sebagai kegiatan daripada kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama) ( 2 : 2 )
Menurut William H. Newman, dalam bukunya “Administrasi sAction” :
“Administration has been defined as the guidance, leadership and control of the effort of a group of individuals towards some common goal” (Administrasi didefinisikan sebagai bimbinga, kepemimpinan dan pengawasan daripada usaha-usaha kelompok individu-individu terhadap tercapainya tujuan bersama) ( 9 : 2 )
Berdasarkan empat pengertian administrasi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh semua individu maupun kelompok yang mengadakan kerjasama sehingga tercapai tujuan bersama.
2. Pengertian Pegawai
Menurut Soedaryono dalam bukunya “Tata Laksana Kantor” bahwa:
“Pegawai atau karyawan adalah golongan masyarakat, yang melakukan penghidupannya dengan bekerja dalam kesatuan organisasi, baik kesatuan kerja pemerintah, maupun kesatuan kerja swasta.” ( 6 : 42 )
3. Pengertian Efisiensi
Dalam bukunya yang berjudul “ Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen” Soewarno Handayaningrat mengemukakan bahwa:
“Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara input dan output, antara keuntungan dengan biaya (antara hasil pelaksanaan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), seperti halnya juga hasil maksimum yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan dengan apa yang harus
diselesaikan.” ( 7 : 15 )
BAB III
PEMBAHASAN
1. Mengenali Masalah yang Ditimbulkan Oleh Kurangnya Kualitas Sumber Daya Manusia (Pegawai Tata Usaha)
Kurangnya kualitas sumber daya manusia dalam hal ini yaitu kualitas pegawai tata usaha akan sangat mempengaruhi terhadap kelancaran kegiatan administrasi. Pendidikan formal maupun pendidikan non formal yang sesuai dengan kebutuhan kerja sangat penting, apalagi jika unit kerja tersebut adalah sebuah sekolah yang mempunyai misi kelancaran aktivitas di bidang administrasi tata usaha. Jelas sekali bahwa pengetahuan dan keterampilan dari tenaga tata usaha harus senantiasa ditingkatkan jika sebuah sekolah menginginkan misi sekolah dapat dicapai dengan baik. Hal ini menjadi tugas pimpinan sekolah dalam hal ini yaitu kepala sekolah. Jika masalah kualitas sumber daya pegawai tata usaha ini tidak segera mendapat perhatian maka lambat laun hal ini akan memberikan dampak negative kepada sekolah yang bersangkutan, karena sekolah tidak berhubungan dengan orang-orang yang ada di lingkungan sekolah saja tetapi berhubungan dengan masyarakat di luar sekolah..
2. Pengembangan Pegawai Kantor
Meningkatkan kemampuan pegawai merupakan salah satu tugas yang tidak boleh diabaikan oleh para pimpinan. Sebagai contoh seorang pegawai kantor tidak akan dapat menyelesaikan pekerjaan yang belum mereka kenal. Untuk dapat menyelelesaikan pekerjaan tersebut mereka harus mempelajari lebih dahulu seluk beluk pekerjaannya yang berkaitan. Meskipun pekerjaan itu tampaknya mudah, misalnya mengetik surat, pegawai yang belum berpengalaman akan sukar melaksanakannya. Demikian pula seorang pimpinan yang akan mengambil pegawai baru atau akan mempromosikan pegawai lama untuk menduduki jabatan baru, maka perlu sekali pegawai tersebut mendapatkan pendidikan dan latihan lebih dahulu agar ia dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik. Jadi yang dimaksud dengan pengembangan pegawai adalah peningkatan pegawai kantor dengan jalan pendidikan dan latihan agar setiap mereka dapat bekerja lebih efisien. Adapun yang berkewajiban meningkatkan kemampuan pegawai tersebut adalah pihak pimpinan atau kepala sekolah yang bersangkutan.
1. Pentingnya pendidikan dan latihan:
Latihan membantu stabilisasi pegawai dan mendorong mereka untuk memberikan jasanya dalam waktu yang lebih lama.
Pegawai dapat menunjukkan tambahan jumlah dan mutu kerja yang lebih besar.
Kemungkinan membuat kesalahan dapat diperkecil
Pegawai memiliki pengetahuan dan pengertian yang lebih baik tentang pekerjaan mereka.
Mengurangi tanggung jawab pengawasan
Menumbuhkan rasa percaya diri pegawai terhadap pekerjaannya.
Tingkat pelaksanaan pekerjaan menjadi lebih teratur.
2. Tujuan Latihan
Tujuan umum umum yang dapat dicapai dari latihan adalah:
Agar masing-masing peserta pendidikan dan latihan dapat bekerja lebih efisien.
Agar waktu yang diperlukan oleh pimpinan guna pengawasan menjadi berkurang.
Agar para peserta latihan dapat cepat mengembangkan keahliannya, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat dan efektif.
Mengembangkan pengetahuan peserta, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan secara rasional.
Mengembangkan sikap sehingga menimbulkan keamanan kerjasama dengan para pegawai lain serta pimpinan.
BAB IV
PENUTUP
Setiap organisasi khususnya sekolah pasti tidak terlepas dari suatu permasalahan. Salah satu permasalahan yang sering dihadapi sekolah yaitu kurang berkualitasnya sumber daya pegawai tata usaha yang ada. Kurang berkualitasnya sumber daya pegawai mengakibatkan kurang lancarnya kegiatan administrasi di sekolah.
Untuk mencapai kelancaran administrasi tersebut maka terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan oleh pihak sekolah antara lain:
Mengenali Masalah yang Ditimbulkan Oleh Kurangnya Kualitas Sumber Daya Manusia (Pegawai Tata Usaha)
Pengembangan pegawai kantor
Meningkatkan kemampuan pegawai merupakan salah satu tugas yang tidak boleh diabaikan oleh para pimpinan. Pengembangan pegawai adalah peningkatan pegawai kantor dengan jalan pendidikan dan latihan agar setiap mereka dapat bekerja lebih praktis dan efisien. Adapun yang berkewajiban meningkatkan kemampuan pegawai tersebut adalah pihak pimpinan atau kepala sekolah yang bersangkutan.
DAFTAR PUSTAKA
Makalah e-administration SMK Penguji Kota Sukabumi
